Pengertian SOP Standart Operation Prosedur

Pengertian SOP

SOP adalah panduan yang berkaitan dengan prosedur yang harus dijalankan. Contohnya dalam sebuah perusahaan, SOP perusahaan adalah segala panduan yang perlu karyawan lakukan untuk mendapatkan hasil kerja yang baik.

Aturan ini sendiri tidak hanya soal bagaimana menyelesaikan pekerjaan. Ada SOP jika terjadi bencana, SOP jika karyawan izin, SOP jika karyawan akan pindah tugas, dan lain sebagainya.

Intinya, SOP ini akan mengatur agar segala sesuatunya berjalan dengan baik, benar, dan juga efektif.

fungsi SOP

Dalam pembuatannya sendiri, SOP memiliki beberapa fungsi. Setidaknya SOP perusahaan ini adalah pedoman kerja yang harus ditaati semua pihak.

Coba kamu bayangkan jika sebuah perusahaan tidak memiliki SOP. Maka, setiap ada karyawan baru, karyawan tersebut akan bingung tentang apa yang harus mereka kerjakan.

Karyawan tersebut juga akan kebingungan tentang tugas, hak, dan tanggung jawabnya. Inilah salah satu fungsi dari adanya standar aturan ini.

SOP yang sudah ada akan menjadi panduan bagi tiap karyawan untuk melaksanakan tugasnya. Begitu juga ketika ada karyawan baru, maka karyawan lama tidak perlu repot menjelaskan banyak hal tentang budaya kerja.

Karyawan lama hanya perlu menjelaskan hal-hal tertentu saja.

1. Sebagai Panduan Kerja

SOP akan berfungsi sebagai panduan ketika bekerja. Dengan adanya aturan ini, maka akan memudahkan dalam hal operasional.

Panduan ini akan berisi tahapan dalam melakukan pekerjaan. Ini akan sangat berfungsi untuk membantu karyawan dalam melaksanakan dan menyelesaikan tugasnya.

Hal ini juga akan membantu meningkatkan kinerja dari perusahaan. Itu karena setiap pekerjaan akan menjadi terarah.

Dalam hal ini, pegawai akan tahu apa yang perlu mereka kerjakan, apa saja hak dan tanggung jawab mereka, bagaimana standar kerja yang perusahaan harapkan, dan sampai mana batasan kerja mereka.

Lebih lanjut, aturan ini akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan. Dan di sisi lain, dengan menerapkan aturan ini dengan baik maka perusahaan juga akan membantu karyawan untuk bekerja dengan optimal.

2. Sebagai Dasar Hukum

SOP juga akan berfungsi sebagai dasar hukum. Hal ini akan berkaitan dengan hak dan tanggung jawab dari masing-masing pihak.

Jika nantinya ada satu pihak yang melanggar aturan ini, maka hukuman yang akan pihak tersebut dapatkan juga biasanya sudah tertuang di dalam aturan tersebut.

Dengan berpatokan pada pedoman ini juga setiap kesalahan akan lebih mudah untuk mencari penyebabnya.

Hal ini karena cukup dengan melihat pihak mana yang bekerja tidak sesuai dengan SOP yang sudah ada.

3. Memberikan Informasi yang Berkaitan dengan Pekerjaan

Dalam aplikasinya, SOP perusahaan adalah segala aturan ataupun tahapan yang akan berkaitan dengan pekerjaan. Nantinya, pedoman perusahaan ini juga tidak hanya soal prosedur, namun juga akan berisi semua kemungkinan yang terjadi saat bekerja.

Termasuk di dalamnya adalah kemungkinan masalah dan hambatan yang akan muncul selama bekerja.

SOP akan mengatur semua langkah-langkah ketika hal tersebut terjadi. Dalam hal lain, panduan ini juga akan mengatur apa yang perlu semua pihak lakukan, ketika misalnya terjadi bencana alam.

4. Pedoman Disiplin Kerja

Inti dari isi SOP adalah aturan yang perlu untuk semua pihak ikuti. Di dalam aturan ini juga berisi konsekuensi yang akan mereka dapatkan jika melanggar.

Dengan adanya hal tersebut maka manfaat lain dari SOP perusahaan adalah menciptakan disiplin kerja.

Tujuan SOP

Dari manfaat yang didapatkan dengan adanya SOP, aturan juga ini memiliki tujuan dalam pembuatannya. Adapun beberapa tujuan tersebut, antara lain:

1. Meminimalisir Kesalahan

Dengan adanya SOP yang berlaku, harapannya setiap pihak yang ada akan mengikutinya dan paham tentang apa saja yang perlu untuk mereka lakukan.

Nantinya, hal ini akan menjadi salah satu cara untuk meminimalisir kesalahan.

2. Karyawan Lebih Mudah Mengetahui Tentang Pekerjaan Mereka

Berkaitan dengan cara mengurangi kesalahan. Hal ini salah satunya karena setiap karyawan akan paham tentang apa saja yang perlu mereka lakukan.

Hal ini selain bisa meminimalisir kesalahan juga bisa menjadi cara untuk meningkatkan kinerja dari karyawan.

3. Karyawan Baru Akan Mudah Beradaptasi

Dengan adanya panduan ini, setiap karyawan baru akan bisa langsung tahu apa saja yang menjadi hak dan tanggung jawab mereka. Mereka juga akan menjadi lebih mudah mengetahui tentang detail pekerjaan yang perlu mereka kerjakan.

4. Membantu Perusahaan Mencapai Target

Dengan adanya SOP, maka salah satu tujuannya adalah membantu perusahaan untuk mencapai target yang mereka tetapkan. Panduan ini akan berisi panduan bagaimana bekerja dengan efektif dan efisien.

Inilah yang akan menjadi salah satu cara untuk membantu perusahaan mencapai targetnya.

---

Manfaat SOP

SOP sendiri merupakan satu hal yang wajib perusahaan miliki. Dalam hal ini karena panduan dan pedoman ini sendiri memiliki banyak manfaat.

Manfaat utamanya tentu untuk memberikan panduan secara tertulis tentang apa yang harus karyawan lakukan. Selain itu, manfaat lain dari SOP perusahaan adalah:

1. Meningkatkan Reputasi

SOP merupakan salah satu ciri dari keseriusan perusahaan dalam menjalankan bisnis. Di mata klien, perusahaan yang memiliki aturan dengan jelas dianggap tahu apa yang mereka kerjakan dan bagaimana harus mengerjakannya.

Dalam hal ini maka salah satu manfaat dari SOP adalah meningkatkan reputasi atau nama baik dari perusahaan itu sendiri. Ketika perusahaan tersebut menjalankan aturan yang ada dengan baik maka penilaian dari klien pun akan baik.

2. SOP menjadi Pedoman Dalam Bekerja

Sebuah perusahaan tentu tidak menginginkan karyawannya bingung tentang apa yang harus mereka kerjakan. Inilah salah satu manfaat dari adanya SOP.

Dengan adanya panduan maka hal tersebut akan sangat membantu para karyawan untuk bekerja sesuai dengan tugas dan kewajiban masing-masing. Hal ini akan membuat pekerjaan menjadi efektif dan juga menghindari tumpang tindih tugas ataupun lepas tanggung jawab.

Lebih lanjut, panduan juga akan membuat pekerjaan jadi memiliki standar.

3. SOP adalah Sistem yang Akan Mempermudah

Berkaitan dengan poin sebelumnya, SOP juga akan menjadi sistem yang akan mempermudah pekerjaan dalam banyak hal. Misalkan, jika terjadi sebuah kesalahan, maka proses penelusuran kesalahannya pun akan menjadi mudah.

Dengan adanya panduan ini maka semua pihak yang terkait akan tahu apa yang harus mereka kerjakan, bagaimana standarnya, dan sampai mana batasnya.

4. Menjaga Ciri Khas Perusahaan

Manfaat lain dari penerapan SOP adalah bisa menjaga ciri khas perusahaan. SOP perusahaan adalah panduan yang harus seluruh karyawan ikuti.

Dengan adanya panduan ini maka siapapun yang mengerjakan, akan menghasilkan produk dengan kualitas dan standar yang sama.

Hal ini karena tiap karyawan tidak akan bekerja selamanya. Maka, dengan adanya SOP perusahaan, maka harapannya ketika ada pergantian karyawan maka hal tersebut tidak akan mempengaruhi kualitas dari produksi.

5. Memberikan Aturan yang Jelas

Dengan adanya SOP, maka hal tersebut secara tidak langsung juga menjadi aturan yang harus semua pihak ikuti. Setiap pihak yang terkait dengan pedoman tersebut harus menjadikannya sebagai aturan.

Nantinya, di dalam pedoman itu sendiri akan terdapat aturan tentang pihak yang tidak mengikuti panduan dan pedoman tersebut dengan baik.

Sebagai contoh, dalam sebuah perusahaan terdapat aturan yang mewajibkan semua karyawan menggunakan seragam.

Ketika ada karyawan yang tidak menggunakan seragam, maka aturan SOP tersebut juga akan mengatur tentang hukuman apa yang akan karyawan tersebut dapatkan. Dalam hal ini, maka pedoman ini juga akan bermanfaat sebagai pemberi aturan yang jelas.

Standar Pengelolaan Teknologi Informasi (TI) 

Saat ini, pengelolaan teknologi informasi (TI) di suatu organisasi tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Besarnya investasi organisasi pada TI menuntut organisasi untuk mengelola TI dengan lebih bijak dan teliti. Terkait dengan pengelolaan TI, terdapat banyak standard dan best practice yang sudah banyak diadopsi dan diterapkan oleh industri. Beberapa kerangka dan pedoman standard pada pengelolaan TI ini antara lain adalah CobIT, ITIL, ISO/IEC 38500, ISO/IEC 27001, CMMI, Balanced Scorecard, dan Six Sigma. Masing-masing standard, pedoman, maupun kerangka kerja tersebut memiliki cakupan dan persepsi yang berbeda-beda. Tata kelola Teknologi Informasi (TI) merupakan upaya menyeluruh pengelolaan asset dan proses pada TI di suatu organisasi. Menurut kerangka kerja CoBIT, domain yang dicakup pada tata kelola TI meliputi 4 area yaitu 

 (1) align, plan and organize, 

(2) build, acquire and implement, 

(3) deliver, service and support, dan 

(4)monitor, evaluate and assess. 

Pada domain monitor, evaluate and assess, kehadiran SOP akan sangat membantu memonitor apakah suatu proses sudah berjalan sesuai dengan standard yang berlaku, serta apakah dapat memenuhi standar mutu tertentu. Oleh karena itu, kehadiran SOP merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelaksanaan tata kelola TI di suatu organisasi. ISO/IEC 38500 : 2008 diterapkan untuk mengatur tata kelola proses serta keputusan yang terkait dengan layanan informasi dan komunikasi organisasi. ISO/IEC 35800 menerapkan 6 prinsip yaitu[6]:

1. Menetapkan tanggung jawab 

2. Merencanakan dukungan terbaik untuk organisasi 

3. Melakukan akuisisi dengan alasan yang jelas 

4. Menjamin tingkat kinerja berada pada level tertentu 

5. Menjamin ditaatinya aturan 

6. Menjamin apresiasi terhadap factor manusia. Implementasi ISO/IEC 38500 mengharuskan organisasi menerapkan tata kelola TI dalam model yang berupa siklus evaluate-direct-monitor yaitu[6]: 

1. Evaluate : mengevaluasi penggunaan TI sekarang dan yang akan dating 2. Direct : mengarahkan persiapan dan implementasi rencana dan kebijakan untuk menjamin bahwa penggunaan TI sesuai dengan kebutuhan bisnis 

3. Monitor : memantau kesesuaian pengelolaan TI denan kebijakan, dan kinerja TI sesuai dengan rencana semula. 

Balanced scorecard menyediakan pedoman pengelolaan yang mengatur keberimbangan peningkatan pada 4 elemen yaitu keuangan, kepuasan konsumen, peningkatan proses bisnis internal, dan proses pembelajaran organisasi. Penerapan balanced scorecard pada layanan TI dapat diturunkan dari balanced scorecard bisnis/organisasi, dan dapat dibagi menjadi dua kategori yaitu [7] Balanced Scorecard IT development dan IT operations .Hal ini membantu organisasi mendefinisikan standard terpisah untuk layanan operasional TI dengan pengembangan TI.